Ultimo aggiornamento: 2 Giugno 2026

La presente informativa descrive come Oktafonia Sagl tratta i dati personali nell’ambito del software OktaManager, accessibile tramite sottodominio del dominio oktafonia.ch. OktaManager è una soluzione di HR Management dedicata alla gestione di turni di lavoro, ferie, permessi e relative funzioni amministrative.

1. Titolare e responsabile del trattamento

Per i dati relativi al sito, agli account e alla fatturazione, il titolare del trattamento è:

Oktafonia Sagl
Via Bramantino 24
6600 Locarno, Svizzera
Email: supportoit@oktafonia.ch
Telefono: +41.79.939.25.55
UID/IVA: CHE-459.704.092

Per i dati dei dipendenti e collaboratori inseriti dalle aziende clienti, il titolare è l'azienda cliente e Oktafonia Sagl agisce come responsabile del trattamento per suo conto (vedi §5 e il DPA).

2. Dati trattati

Possiamo trattare le seguenti categorie di dati personali:

dati identificativi e di contatto, come nome, cognome, email, numero di telefono;
dati professionali, come ruolo, reparto, sede di lavoro, responsabile;
dati relativi a turni, orari, disponibilità, ferie, permessi, assenze e approvazioni;
credenziali di accesso, log tecnici e dati di utilizzo della piattaforma;
eventuali comunicazioni inviate tramite il sistema;
dati relativi ad assenze per motivi di salute (malattia, infortunio) e a congedi (maternità, paternità, congedo), nella misura necessaria alla gestione delle assenze;
documenti amministrativi quali buste paga caricati dall'azienda.

Alcune di queste informazioni — in particolare le assenze per malattia o infortunio e i dati delle buste paga — possono costituire categorie particolari di dati (dati relativi alla salute) o dati che richiedono particolare protezione ai sensi dell'art. 9 GDPR e dell'art. 5 lett. c nLPD. Sono trattati esclusivamente per la gestione del rapporto di lavoro e degli adempimenti collegati, sulla base dell'art. 9(2)(b) GDPR (obblighi di diritto del lavoro e sicurezza sociale) e delle corrispondenti norme nLPD, con misure tecniche e organizzative adeguate.

3. Finalità del trattamento

I dati sono trattati per:

creare e gestire gli account utenti;
pianificare turni e ferie;
autorizzare, registrare e tracciare richieste di assenza;
fornire l'assistenza tecnica e migliorare il servizio;
adempiere obblighi legali o contrattuali.

4. Base giuridica

Trattiamo i dati in base:

all'esecuzione del contratto con il cliente;
al legittimo interesse del titolare e del cliente nell'erogare e proteggere il servizio;
all'adempimento di obblighi legali applicabili;
ove richiesto, al consenso dell'interessato.

5. Ruolo del cliente

Nella maggior parte dei casi, il cliente che utilizza OktaManager determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati dei propri collaboratori. In tal caso, Oktafonia Sagl agisce come responsabile del trattamento per conto del cliente.

6. Condivisione dei dati

Possiamo condividere dati con:

fornitori tecnici che ci supportano nell'hosting, manutenzione e sicurezza;
sub-responsabili autorizzati;
autorità competenti, se obbligati dalla legge.

I dati personali non sono ceduti a terzi per finalità commerciali.

7. Trasferimento all'estero

Se alcuni fornitori trattano dati al di fuori della Svizzera, adottiamo garanzie adeguate conformi alla normativa applicabile, come clausole contrattuali appropriate e misure supplementari di protezione, ove necessario

8. Conservazione

Conserviamo i dati solo per il tempo necessario alle finalità indicate. A titolo orientativo:

dati dell'account e di utilizzo: per la durata del rapporto e fino a 12 mesi dalla cessazione;
turni, ferie e assenze: per la durata del rapporto e secondo i termini di legge applicabili;
buste paga e documenti contabili: 10 anni (art. 958f Codice delle obbligazioni svizzero);
log tecnici e di sicurezza: di norma fino a 12 mesi.

Termini più lunghi possono applicarsi per obblighi di legge o per esigenze difensive.

9. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, alterazione o divulgazione, inclusi controlli di accesso, segregazione dei ruoli e misure di sicurezza infrastrutturale.

10. Diritti degli interessati

Gli interessati possono, nei limiti di legge:

chiedere accesso ai propri dati;
chiedere rettifica;
chiedere cancellazione o limitazione, se applicabile;
opporsi a determinati trattamenti;
revocare il consenso, se il trattamento si basa sul consenso;
chiedere la portabilità dei dati forniti, in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico;
proporre reclamo a un'autorità di controllo (in Svizzera l'IFPDT; nell'UE l'autorità del proprio Stato membro).

11. Contatti privacy

Per domande sulla privacy:
Email: supportoit@oktafonia.ch
Indirizzo: Via Bramantino 24, 6600 Locarno

12. Decisioni automatizzate

OktaManager non effettua processi decisionali automatizzati né profilazione che producano effetti giuridici sugli interessati.

Ultimo Aggiornamento: 2 Giugno 2026

I presenti Termini disciplinano l’uso di OktaManager, software fornito da Oktafonia Sagl. L’accesso e l’utilizzo del servizio implicano accettazione integrale dei presenti Termini.

1. Oggetto del servizio

OktaManager è una piattaforma HR dedicata alla gestione di turni, ferie, permessi e funzioni amministrative collegate. Il servizio può includere funzionalità web, accesso multiutente e strumenti di notifica o approvazione.

2. Registrazione e account

Ogni attività svolta tramite un account si presume effettuata dal relativo titolare, salvo prova contraria.

3. Uso corretto del servizio

L'utente si impegna a:

usare il servizio nel rispetto della legge;
non caricare contenuti illeciti, offensivi o non autorizzati;
non tentare accessi non autorizzati;
non compromettere il funzionamento o la sicurezza del sistema.

4. Dati inseriti dal cliente

Il cliente è responsabile dei dati che inserisce in OktaManager e garantisce di avere una base giuridica valida per trattare i dati dei propri dipendenti e collaboratori. Se il cliente carica dati non necessari o eccessivi, ne risponde direttamente.

5. Disponibilità del servizio

Ci impegniamo a mantenere il servizio operativo con ragionevole diligenza, ma non garantiamo assenza assoluta di interruzioni, errori o manutenzioni programmate. Potremo sospendere temporaneamente il servizio per aggiornamenti, sicurezza o cause indipendenti dalla nostra volontà.

6. Proprietà intellettuale

Tutti i diritti su software, marchi, interfacce, testi, logiche applicative e documentazione restano di proprietà di Oktafonia Sagl o dei suoi licenzianti. È vietata la copia, modifica, reverse engineering o redistribuzione non autorizzata.

7. Responsabilità

Oktafonia Sagl non risponde per danni indiretti, perdita di profitto, perdita di dati o danni conseguenti derivanti dall’uso del servizio, nei limiti consentiti dalla legge. Rimaniamo responsabili solo per dolo o colpa grave, ove non diversamente previsto da norme imperative.

8. Sospensione e cessazione

Possiamo sospendere o chiudere un account in caso di violazione dei presenti Termini, uso illecito del servizio o necessità di sicurezza.

9. Modifiche

Possiamo aggiornare i presenti Termini in qualsiasi momento. Le modifiche entrano in vigore dalla pubblicazione sul sito o dalla data comunicata.

10. Legge applicabile e foro

Si applica il diritto svizzero. Foro competente, salvo norme imperative diverse, è quello della sede di Oktafonia Sagl.

tra
il Cliente e Oktafonia Sagl

Questo accordo disciplina il trattamento dei dati personali da parte di Oktafonia Sagl quale responsabile del trattamento nell’ambito della fornitura di OktaManager, in coerenza con i principi applicabili del diritto svizzero e, se del caso, dell’UE/GDPR.

1. Oggetto

Oktafonia Sagl tratta dati personali per fornire, mantenere, proteggere e supportare OktaManager per conto del Cliente.

2. Istruzioni documentate

Oktafonia Sagl tratta i dati personali esclusivamente su istruzioni documentate del Cliente, salvo obblighi di legge contrari.

3. Tipi di dati e interessati

Il trattamento può riguardare:

dati identificativi e professionali dei dipendenti e collaboratori del Cliente;
dati relativi a turni, ferie, permessi, assenze e approvazioni;
dati tecnici e di utilizzo dell'applicazione.

4. Obblighi del responsabile

Oktafonia Sagl si impegna a:

trattare i dati solo secondo istruzioni;
garantire la riservatezza del personale autorizzato;
adottare misure tecniche e organizzative adeguate;
supportare il Cliente nella gestione delle richieste degli interessati;
supportare il Cliente in caso di violazioni dei dati;
cancellare o restituire i dati alla cessazione del servizio, salvo obblighi legali di conservazione.

5. Sub-responsabili

Il Cliente autorizza l’impiego di sub-responsabili necessari all’erogazione del servizio, a condizione che questi siano vincolati da obblighi di protezione dei dati equivalenti. Su richiesta, il Cliente può ricevere un elenco aggiornato dei principali sub-responsabili.

6. Sicurezza

Oktafonia Sagl applica misure adeguate, proporzionate al rischio, per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, alterazione o divulgazione.

7. Trasferimenti internazionali

Qualora alcuni trattamenti comportino un trasferimento al di fuori della Svizzera, Oktafonia Sagl adotterà adeguate garanzie contrattuali e tecniche, in conformità alla normativa applicabile.

8. Audit e collaborazione

Su richiesta ragionevole del Cliente, Oktafonia Sagl fornirà informazioni sufficienti per dimostrare la conformità agli obblighi del presente DPA, nei limiti della riservatezza e della sicurezza.

9. Durata

Il presente DPA resta valido per tutta la durata del rapporto contrattuale relativo a OktaManager.

10. Priorità

In caso di conflitto tra il presente DPA e altri accordi relativi al trattamento dei dati, prevale il presente DPA per le materie di protezione dei dati.

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